Privacy statement

Wat zijn persoonsgegevens?

Naar aanleiding van de beheerovereenkomst die met uw Vereniging van Eigenaars (VvE) is afgesloten, verwerkt VvEZaak.nl persoonsgegevens van u. Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die VvEZaak.nl in contact of verband kunnen brengen met u.

U deelt persoonsgegevens met ons als lid van een VvE die wij beheren of als u een woning huurt van een eigenaar. Het gaat om alle gegevens die VvEZaak.nl in verband kunnen brengen met u. Bent u een leverancier, dan word u gezien als persoon en gaat het ook om gegevens die direct of indirect iets over u vertellen. Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die VvEZaak.nl verwerkt:

  • Voor- en achternaam;
  • Geslacht;
  • Adresgegevens;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen) (versturen uitnodiging en agenda ALV's);
  • Functie binnen de VvE;
  • Bankgegevens (IBAN en tenaamstelling);
  • Handtekeningen (Archief volmachten en presentielijst);
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt in correspondentie of telefonisch;
  • IP-Adres (Voor diegene die facturen accordeert en advies kascontrole) bij gebruik VvE Portaal*;
  • Inloggegevens VvE Portaal (m.u.v. eigen gekozen wachtwoorden);
  • Autokenteken*
  • Gegevens over uw elektra-, water-, gas- en/of ander verbruik*
  • Gegevens van warmtemeters*
  • Gegevens van afstandsbedieningen / codes voor toegang tot complex*

* Deze informatie heeft en verwerkt VvEZaak.nl enkel in geval dit van toepassing is op uw vereniging.

Waarvoor gebruiken we persoonsgegevens?

VvEZaak.nl kan uw vereniging alleen goed beheren als de juiste contactgegevens in haar bezit zijn. Dit om de vergaderingen voor te bereiden, door uitnodigingen naar de juiste persoon te sturen. Daarom vraagt VvE u naar persoonsgegevens en worden deze ook verwerkt. Met uw persoonsgegevens kan VvEZaak.nl:

  • Versturen van uitnodiging en agenda vergadering van eigenaars per e-mail;
  • Onze verplichtingen nakomen uit de beheerovereenkomst;
  • Bellen of mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Het afhandelen van betalingen/incasso;
  • Overeenkomsten aan gaan;
  • Verzenden van een nieuwsbrief en/of nieuwsberichten;
  • Informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.

Van wie heeft VvEZaak.nl persoonsgegevens?

Van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met VvEZaak.nl

Versturen van uitnodigingsbrief, agenda en volmacht per e-mail

VvEZaak.nl registreert van eigenaren e-mailadressen. De e-mailadressen worden onder meer gebruikt voor het elektronisch versturen van een uitnodigingsbrief, agenda en volmacht voor vergaderingen van eigenaars. Indien u de uitnodiging, agenda en volmacht per post wilt ontvangen, dan kunt u dit via info@VvEZaak.nl. Hier zijn wel extra kosten aan verbonden voor de vereniging. Of u kunt via het VvE Portaal van VvEZaak.nl zelf uw e-mailadres verwijderen.

Welke persoonsgegevens verzamelt VvEZaak.nl?

Hieronder ziet u welke persoonsgegevens VvEZaak.nl verzamelt en dus ook kunnen gebruiken:

  • Gegevens over wie u bent (NAW);
  • Telefoonnummers en e-mailadressen;
  • Gegevens van uw betalingen incl. bankrekeningnummers aan de vereniging;
  • Uw contactgeschiedenis;
  • Uw gebruik van onze VvE Portaal, Website en (eventuele) apps.

VvEZaak.nl zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden/zijn verzameld.

Delen met anderen

Zonder uw toestemming verstrekt VvEZaak.nl de persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de beheerovereenkomst die met de VvE is gesloten. Tenzij VvEZaak.nl wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken.

Met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van VvEZaak.nl sluiten wij – indien nodig – een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft in beginsel het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te vullen, te corrigeren of te verwijderen. Dit laatste uiteraard tenzij VvEZaak.nl op grond van de beheerovereenkomst, de AVG en de wet niet gehouden is deze inzage te verschaffen en/of persoonsgegevens te verwijderen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar Info@VvEZaak.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vraagt VvEZaak.nl u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vraagt VvEZaak.nl u om in deze kopie uw pasfoto en uw Burgerservice-nummer (BSN) te anonimiseren (door deze bijvoorbeeld zwart te markeren). VvEZaak.nl zal zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken, op uw verzoek reageren.

Beveiliging

VvEZaak.nl neemt de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik of overtreding van de AVG, neem dan contact met ons op via Info@VvEZaak.nl.

We passen ons privacy beleid regelmatig aan

Er is steeds meer mogelijk met data en de regelgeving verandert regelmatig. Zo werkt VvEZaak.nl nu de gevolgen uit van nieuwe Europese regelgeving over privacy (AVG). Hierdoor zal dit proces altijd in beweging zijn.